Penyusunan pesan bidang kehumasan

A. Proses penulisan pesan d bidang komunikasi
 Menurut Robert L. Katz ada tiga kategori keterampilan dasar manajer

Keterampilan Teknis (Technical Skill)

            Kemampuan untuk menggunakan keahlian khusus dalam melakukan tugas tertentu, kemampuan memilih, mengolah, menyajikan pesan, menggunakan media yang tepat dan mempertimbangkan efek yang mungkin terjadi dalam proses komunikasi

Keterampilan Kemanusiaan (Human Skill)

            Yaitu kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain; berupa rasa percaya, antusias, keterlibatan secara tulus dalam hubungan interpersonal.

Menurut Keith Davis ada tiga falsafah human skill yang menjadi dasar hubungan manusiawi:

ž  Mutual interest; seorang manajer harus menitikberatkan kepentingan bersama, bukan kepentingan individu

ž  Human dignity

            Pada dasarnya manusia ingin dihargai, dihormati atau diperhatikan. Harga diri merupakan etika utama atau moral dalam human relations yang pada akhirnya diperlakuakn sebagai manusia (human being) yang terhormat dan mempunyai harga diri

ž  Melihat Perbedaan-perbedaan pada individu

            Setiap manusia memiliki Frame of reference dan Field of experience yang berbeda

Keterampilan Konseptual (Conceptual Skill)

            yaitu kemampuan mengidentifikasi dan menganalisis masalah serta mengambil keputusan yang efektif

Tiga Tahap Penyusunan
Pesan

1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Revisi

A.    Perencanaan

      Dalam fase ini dirancang hal-hal yang cukup mendasar seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan dan media yang akan digunakan.

B.     Pengorganisasian

      Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memilih ilustrasi untuk mendukung ide pokok bahasan

C.    Revisi

      Yaitu proses penelaahan kembali terhadap substansi dan struktur pesan yang telah direncanakan agar menjadi lebih efektif.

Perencanaan pesan meliputi:

1.      Penetapan tujuan

2.      Analisis audiens

3.      Penentuan ide pokok

4.      Pemilihan saluran dan media

a.       Penetapan Tujuan

Tujuan komunikasi dalam suatu organisasi/perusahaan

-          Memberi informasi

-          Melakukan persuasi

-          Melakukan Kolaborasi

b.      Cara Menguji Tujuan

-          Apakah tujuan tersebut realistis?

-          Apakah waktunya tepat?

-          Apakah orang yang menyampaikan pesan sudah tepat?

-          Apakah tujuan selaras dengan visi misi organisasi/perusahaan?

c.       Analisis Audiens

Analisis audiens meliputi: siapa, bagaimana latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin, minat, dan apa yang ingin mereka ketahui?

d.      Penentuan Ide Pokok

Dalam menentukan ide pokok dapat dilakukan teknik curah pendapat (brainstorming) dalam bentuk

-          Story teller’s tour

      Mendengarkan dan menelaah pesan-pesan yang disampaikan; rasionalitas, nada, dan implikasinya

-          Random list

      Menuangkan ide dalam tulisan, memilih dan memilah bagian-bagian penting

-          FCR (Finding, Conclusion, Recomendation) worksheet

      Memanfaatkan lembar kerja, untuk menjelaskan temuan, simpulan dan rekomendasi

-          Jurnalistic approach (who, what, when, where, why and how)

      Menggunakan 5w+1H untuk menjelaskan ide pokok

-          Question and answer chain

      Melihat dari perspektif audiens melalui pengajuan pertanyaan dan memperhatikan jawaban

e.       Pemilihan Saluran Media

Pesan-pesan harus disampaikan melalui dua saluran; yaitu lisan (oral) dan tertulis (written)

-          Bentuk-bentuk pesan lisan: percakapan interpersonal, pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, diskusi kelompok, seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, presentasi dan lainnya.

-          Bentuk-bentuk pesan tertulis: surat, memo, proposal, laporan dsb.